回顾波斯湾战争，联军能获得压倒性的胜利，除了有良好指挥系统外，最重要的原因莫过于后勤支持了。综观古今大部分战役能够获胜的一方，其后勤支持的优劣起了关键性作用。企业资材部门犹如军事中之后勤部门，如何适时提供良好的器材及设备给工程单位，让工程单位外出施作时器材不致匮乏，为企业创造最大利润，是资材部门主管所要关心及注意的问题。
采购后的材料设备管理
一般采购的责任是包括所有购买的程序，并不仅仅是开出订单而已，也包括需求的确定、供货商之寻觅与选择及其它购买条件的协议，交期的跟催与材料的验货及采购后的设备管理。\r\n依材料进货的用途可分为项目工程使用（包含零星工程）、安全库存及一般统购性材料设备。项目工程所需材料，进货后可由工程师凭申请单一次性领出，亦可分阶段领出，未领出的先入库存，由仓管人员代管；安全库存及一般统购性材料设备经验收或完成后直接入库存，待其它工程需要时再领出。\r\n但必须注意的是，仓管人员的资料要清楚、思路要清晰，不可以将材料设备搞混，否则等到项目工程要提领货品时，却发现已被使用掉，势必影响工程进度。
验货的重要性
器材送到公司后一定要马上进行拆封清点，清点无误后方可签收，否则等签收完送货人员离去后才发现数量或规格不对，就会徒增作业上的麻烦。当出现数量短少时，若再要求供货商补送，一定会引起不必要的争执，如又必须马上施作时，工程可能会因此延宕；当规格不对时，会影响工程进度并损失运费，所以器材进货时一定要做好验货的动作。
收货与验货的流程
材料设备抵达验收后一定要填写进货登记日报表，载明货品名称、入场时间、数量、用途及收货人。进货登记日报表能使管理者了解每日进货状况，也方便采购人员及工程人员查阅，以掌握自己请购的器材抵达情况，安排下一个工作。\r\n笔者公司曾经发生工程师所申购的器材早已经进货，但收货人员却没告知，导致工程人员以为货品尚未进场，而迟迟不敢安排进场施工，造成公司损失。后经笔者设计报表要求收货人员每次均要开箱验货，这样一来工程师便可随时查阅所属的货品是否抵达，收货人员也不必在货品运到后，再一一通知工程师，浪费人力物力，又不会出现上述情况，可说是一举数得。\r\n依目前情况而言，安全器材商验货一般只能清点器材数量及零配件是否足够，再来就是规格型号是否与订购的相同，至于产品是否堪用外观是看不出来，还是须等实际使用后才能知道。
验货发生问题的处理方式
验货时若发生问题需马上向供货商反应，如规格不符合或货品有瑕疵马上办理退货，并重新进货；如数量短缺，请供货商马上补寄。若是此时工程紧急可先调用其它项目工程器材，待货品到后再归还。
库存管理的成本概念
工程商最直接的成本包括管理成本、工资成本和材料成本，而材料成本往往占整个工程成本很高的比例，常在一半以上，因此如何对材料成本作有效的规划及控制显得十分重要。因为缺乏有效率的材料管理，将导致材料成本投资的不均。构成器材总成本的公式如下：\r\n器材总成本＝库存成本＋订购成本＋购价\r\n由上述公式可知，除材料成本之外，库存成本同时也占有相当重要的地位。
有效的库存管理
从供需角度看，物料管理的目标不外乎有下列几点：一、保持材料适当适时供应，以利工程施工顺利；二、保持最经济的存量，才能维持材料适当供应而不虞匮乏，又不会存货过多，导致企业资金不能有效周转甚至负担额外利息；三、避免无形中的浪费，以提升企业获利的能力。
仓库的管理及负责单位
仓库如何管理应由公司管理阶层与有经验的相关人员，共同拟定一个标准作业流程（SOP，Standard Operating Procedure）让仓管人员遵循，这要视各自的具体情况而修订。\r\n仓管人员可由采购人员兼任或外聘，安防工程商的两大器材为线材及设备，若项目工程很多（至少几十个项目工程），则可考虑由不同人员担任线材仓管及器材仓管。这样可以提高早上施工时领取器材的效率，避免影响正常的施工。笔者曾经带过施工队，材料器材提领一般于前一日已准备好，并且填好领料单，同时将每一组施工人员所需材料整理成箱，这样就节省了非常多的时间。\r\n笔者认为，成本观念人人都有，只是有没有去执行而已。企业要有竞争力应从小处着手，经营者发现哪里有漏洞，就要立即进行补漏工作，改善公司制度。
高层工程人员查阅库存状况方式
工程公司一般都不怎么注重库存，甚至根本没有专门的管理人员。一般小型工程商器材几乎都是零库存，有案子才叫货，但这对于稍有规模的公司就行不通了。管理者应每天注意进出货状况以及库存状况，当日若有变动就要查看库存日报表，并于每月月底作盘点，看看是盘亏还是盘赢，再找出其问题症结所在。同时每月作库存调整，把库存总量变成库存金额交由会计部门，编入资产负债表及损益表等。
拿捏补货时机与量的方法
前面谈到依进货的用途材料可分为项目工程使用（包含零星工程）、安全库存及一般统购性材料设备；项目工程是针对具体某个项目，在施工前进货即可，而一般统购性材料设备大都是属于常用性的器材设备，如摄像机、DVR、卡片阅读机、感应片等，则选取策略采购。策略采购的数量往往比较大的有：摄像机，每次采购量约0.5K～1K；DVR采购数量约为100～500台等。一般来说，线材或另料之类等比较容易出现缺料，这是因为金额不大或总类繁多容易疏忽，可请有关负责人列出上述材料的安全库存，给仓管参考，仓管依所列数量保持安全库存，以减少因零星叫货所花费的成本及额外所损失的工时。
退货时机判断\
当货品送到后，有些重点器材要做重点式的测试，尤其是摄影机更要多加注意，如：摄影机的品质是否和当初约定的相同，如果购买的是防水摄影机最好作防水测试，将摄影机放到水桶中浸泡几天，观察防水效果如何。如果抽测几支都没有问题的话，那应该是没问题，反之若有问题应该随即请厂商解释或整批退货，否则等到现场安装完成再来维修，一切都太晚了。
器材出库后管理\
器材领出后要让工程师或施工者确认规格及数量，并且要签收以示银货两讫。出库后工程师要认真履行保管责任，若有遗失要追查原因及妥善处理相关补货赔偿问题，工程的进度不可因此延迟。
仓库失窃的处理与防范
上面所谈的验货、点货及库存管理日报表就是要防止失窃，销货要有成交单，领料要有项目领料单，借货要有借货单，每个货品来龙去脉都要清楚。规模越大的公司，遗失的可能性越高；除此之外，展示品或测试品遗失的机会也较高，因此这些器材最好定期清点，且测试时间不要太长，否则容易忘记。管理者应该注意到这一点，而且最好每天查看出货日报表。
器材的放置与管理
另外，器材的放置要注意受潮。安全工程商的器材大多属于电子产品，如受潮容易产生故障或不稳定情况，最好不要直接放在地板上，可以的话上架最好；线材最好置放在栈板上面，线材受潮会氧化从而影响通讯品质，如果不幸受淹或受潮，建议不宜再使用，以免影响商誉。\r\n\r\n本文作者曾任职电子公司采购部，及建设公司的维修部与采购部，并负责工地监工。现任中国台湾宗亚信息经理，为多项大型弱电工程主要规划者。\r\n
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